«Боевой план» определяется следующим образом:

Список задач на предстоящий день или на предстоящую неделю, которые спо собствуют осуществлению стратегического плана, а также включают в себя выполнение текущих действий и исправление недочётов, мешающих его осуществлению.

Некоторые люди пишут «боевые планы» просто как последовательность действий, которые они надеются осуществить в течение предстоящего дня или предстоящей недели. Это неплохо и лучше, чем ничего, и действительно помогает как-то сориентироваться в собственных действиях.

В действительности тот, кто этого не делает, скорее всего выполнит гораздо меньше работы и будет гораздо более задёрганным и «занятым», чем тот, кто это делает.

Систематичное планирование того, что человек намерен сделать в предстоящий день или на предстоящей неделе, и затем выполнение этого, является великолепным способом добиться производства продукта. Но такое использование боевых планов в качестве инструмента является «минимальным из всех возможных».

Давайте рассмотрим дефиниции слов. Прежде всего, почему это называется «боевым планом»? Звучит, как военный термин, режущий ухо, который не подходит для использования в сфере повседневного админа. Но это очень подходящий термин.

Война – это то, что происходит в течение длительного периода времени. От её исхода зависит всё. Бой – это то, что продолжается в течение короткого промежутка времени. Можно проиграть несколько боёв и тем не менее выиграть войну. Поэтому, когда мы говорим о боевом плане, в сущности, имеются в виду короткие промежутки времени.

Но это ещё не всё.

Когда речь идёт о войне, имеется в виду ряд событий, которые будут происходить в течение длительного периода времени. Ни один генерал, да и ни один капитан, если уж на то пошло, никогда не выигрывал войну без какого-нибудь стратегического планирования. Это касается всего ведения войны или ведения боевых действий на каком-либо участке. Это общее представление о ведении действий, существующее на высшем командном уровне. Оно выражается в самом общем виде, имеет определённые цели и относится к верхней части административной шкалы.

Ниже стратегического планирования идёт тактическое. Чтобы выполнить стратегический план, необходимо иметь план передвижений и действий, требуемых для его осуществления. Тактическое планирование обычно осуществляется внизу оргсхемы армии, и, как правило, оно используется для реализации стратегического плана. Тактическое планирование может включать даже такие детали, как: «Рядовой Джо должен держать под прицелом рощу номер 10 и стрелять при любом движении в ней».

«Среднее звено управления» (этот термин охватывает уровни от командиров полка до сержантов) занимается реализацией стратегического планирования.

Стратегический план составляется высшим органом планирования. Среднее звено управления превращает этот стратегический план в приказы, направленные на осуществление тактических задач. Это производится как на долгосрочной, так и на краткосрочной основе. Когда вы доходите до краткосрочного планирования, вы имеете дело с боевыми планами.

Боевой план, таким образом, означает превращение стратегического плана в точные выполнимые задачи, которые затем осуществляются как определённые передвижения и действия за ближайший отрезок времени, с которым мы работаем. Таким образом, когда хороший стратегический план превращается в хорошие тактические задачи и затем выполняется, это приводит к движению вперёд. Достаточное количество таких успешно выполненных последовательностей позволяет выиграть войну.

Это должно дать вам понимание того, чем же в действительности является боевой план. Это список задач, которые должны быть выполнены в ближайшем будущем, что воплотит в жизнь какую-то часть стратегического плана.

Таким образом, можно видеть, что самое хорошее управление имеет место тогда, когда существует стратегический план и когда он известен, по крайней мере тем, кто осуществляет тактическое планирование. А те, кто осуществляет тактическое планирование, – это просто люди, превращающие стратегические планы в задачи, которые затем доводятся до сведения тех, кто находится на уровне среднего звена управления и ниже, и исполняются ими. Когда это делается, это приводит к очень успешному управлению.

Конечно, то, насколько ценной является какая-либо крупная операция, зависит от того, насколько разумным является стратегический план.

Но осуществление стратегического плана зависит от программ и проектов, которые излагаются в форме задач и которые являются выполнимыми при имеющихся ресурсах.

То, что мы называем «исполнением», является на самом деле выполненной задачей. Человек, который занимается выполнением задачи, может не знать общего стратегического плана или того, каким образом она вписывается в этот план, но, уверяю вас, если каждая из задач управления не направлена в той или иной мере на реализацию общего стратегического плана, то это в самом деле очень плохое управление.

Когда мы говорим о координации мы в действительности говорим о мысленном преобразовании стратегического плана в его тактическую версию или о руководстве таким преобразованием, а также (что касается более низкого эшелона управления) мы говорим о координации действий тех людей, которые будут выполнять реальные шаги по осуществлению этой тактической версии, с тем чтобы все эти действия были согласованы.

Всё, о чём тут говорилось, можно отнести к категории «согласование». Например, если вы приведёте людей в большой зал и попросите их встать так, чтобы они были обращены лицом в разные стороны, а потом неожиданно крикнете им бежать, они, конечно, будут сталкиваться друг с другом, и вы получите полную неразбериху.

Это та картина, которую вы получаете, когда стратегическое планирование не превращено в слаженное тактическое планирование и не реализовано посредством такого планирования.

Эти люди, бегающие по залу, могут стать очень занятыми, они могут даже начать носиться как сумасшедшие, и можно было бы сказать, что они на работе и что-то производят, но это было бы, конечно, самой настоящей ложью. Их действия не скоординированы.

Если бы мы взяли тех же самых людей в том же самом зале и дали бы им какую-нибудь полезную работу, например, вычистить зал, мы бы имели дело с конкретными действиями конкретных людей, работающих с мётлами и швабрами: кто приносит эти инструменты, кто выносит мусор и т.д.

Стратегический план – «подготовить зал к собранию» – превращён в тактический план, в котором точно указано: кто, что и где должен делать. Это – тактический план. Результатом будет чистый зал, подготовленный к собранию.

Но при простом рассмотрении можно увидеть, что «сделать уборку в зале» будет только небольшой частью общего стратегического плана. Другими словами, сам стратегический план должен быть разбит на части.

Таким образом, можно увидеть следующую картину: у исполнительного директора есть боевой план, состоящий из нескольких частей, которые, в свою очередь, передаются руководителям более низкого ранга, и те пишут боевые планы для своих собственных секторов – планы, которые являются гораздо более конкретными. Так мы получаем градиентную шкалу, где главный общий план разбивается на составные части и эти составные части разбиваются на ещё более мелкие части.

Критерий здесь следующий: приводит ли вся эта деятельность к заслуживающим внимания достижениям, которые способствуют реализации общего стратегического плана.

Если вы поймёте всё вышеописанное вы освоите элементы координации.

Одним из моментов, которые нужно учитывать при таком планировании, является его выполнимость. Это зависит от имеющихся ресурсов. Таким образом, некоторые задачи и боевые планы в организации, которая расширяется или которая осуществляет крупные проекты, должны включать в себя организационное планирование, организационные задачи и боевые планы, для того чтобы в процессе расширения организация оставалась единым целым. Вы не пишете боевой план по принципу «Что я собираюсь делать завтра?» или «Что я собираюсь делать на следующей неделе?» (что неплохо само по себе и лучше, чем ничего). Вы пишете боевой план, задавая себе следующий вопрос, который является определяющим во всей вашей деятельности: «Какие именно действия я должен выполнить, чтобы осуществить этот стратегический план и получить, пользуясь имеющимися ресурсами, именно те результаты, которые необходимы на этой стадии выполнения стратегического плана?». Тогда у вас будет боевой план на следующий день или на следующую неделю.

Существует одна вещь, которую нужно избегать при составлении боевого плана. Можно написать большое количество задач, которые мало связаны или вовсе не связаны со стратегическим планом и из-за которых люди будут страшно занятыми, однако выполнение этих задач ни в коей мере не будет способствовать осуществлению общего стратегического плана. Таким образом, боевой план может стать помехой, поскольку он совершенно не способствует выполнению общего стратегического плана и не приводит к осуществлению каких-либо тактических целей.

Итак, что такое «боевой план»? Это ряд выполнимых задач, изложенных на бумаге, которые способствуют осуществлению нужной части общего стратегического плана.

Говоря о «мини-программах» в организации, мы на самом деле говорим о маленьких боевых планах на нижнем уровне тактического планирования. Эти программы должны быть основаны на тактическом плане среднего уровня управления, а тот, в свою очередь, – на стратегическом плане.

Понимание того, как нужно ставить задачи в боевом плане, и компетентная постановка этих задач жизненно важны для осуществления общего стратегического плана, которое приводит к увеличению производства, дохода, объёма предоставляемых услуг и всего остального, что считается благоприятным.

Критерий того, является ли человек хорошим руководителем, – это его способность компетентно составлять боевые планы и затем добиваться их осуществления.

Возможно, что многие дела у вас не идут исключительно от того, что отсутствуют базовые законы функционирования организаций. Слово "организовывать" означает формировать в целое на основе взаимосвязанных и взаимозависимых частей, придавая определенную и упорядоченную структуру. Отсюда и термин "организация".

Организация - это разделение действий и обязанностей на специализированные функции.

Каждый может организовать какой-то набор действий, которые он делает. Процесс организации будет состоять из просмотра того, что необходимо сделать, осуществления того, что нужно сделать в первую очередь, а затем - все остальные действия - в качестве четко изложенных серий событий, направленных целиком на достижение результата в соответствии с намеченными целями и постулатами.

Группа организуется таким образом, чтобы в ней были возможны потоки и специализированные действия, в виде законченных небольших циклов, из которых складывается заданная цель всей группы.

Между "делать" и "руководить" есть разница, которая не понимается многими людьми. Иногда человек, ответственный за какую-то активность, вследствие недостатка знаний о работе организаций, пытается сделать все действия самостоятельно. Если это переходит разумные границы, может эффективно разрушить группу и сделать ее бесполезной, поскольку все члены группы кроме одного не имеют своих функций, вследствие того, что этот "один" их попросту ограбил.

Конечно, активный и компетентный человек может сделать работу лучше. Но он никогда не сделает больше того, что может. В то время, как хорошо организованная группа, точно специализированная по функциям, скоординированная человеком, ответственным за ее деятельность, может сделать во много раз больше, чем любой одиночка.

Именно вследствие того, что группа ОРГАНИЗОВАНА, ее намного труднее победить, чем отдельную личность.

Компетентный человек, которого слишком часто не принимали во внимание в группе, имеет привычку все взваливать на себя, вместо того, чтобы придать группе форму и добиться, чтобы все дела шли организованно.

Если вы сталкиваетесь со всякого рода непредвиденными срочными делами, которые возникли из-за некомпетентности группы или вследствие каких-либо других причин, то вашими правильными действиями будет следующая последовательность:

1. Уладить ситуацию

2. Организовать группу, чтобы она могла справляться с подобными делами и делать свою работу.

Вы можете застрять в пункте 1 и у вас возникнут проблемы и перегрузка. Именно по причине того, что вы не предпринимаете шаг 2.

ГЛАВНОЙ НЕУДАЧЕЙ ЛЮБОЙ ГРУППЫ ЯВЛЯЕТСЯ НЕСПОСОБНОСТЬ ОРГАНИЗОВЫВАТЬ.

Пролетарии всех стран могут, конечно, подняться, но если сразу после этого или непосредственно перед этим, они не будут быстро организованы, то им придется вскоре снова вернуться в исходное состояние.

Главная причина отсутствия организованности в том, что отсутствует понимание того, что же это такое.

К примеру, руководителю говорят, что он отвечает за выполнение проекта Х. Он не знает толком - что это за проект. Однако, у него есть в подчинении пара сотрудников, которые в этом разбираются. Неправильным будет для этого руководителя попытаться сделать проект Х самостоятельно или начать издавать кучу нереальных приказов относительно проекта. Правильным будет позвать человека, который в этом разбирается, дать ему другого в качестве помощника и пусть они делают эту работу. А тем временем, не влезая в их дела, этот руководитель должен сам немного разобраться в том, что это за проект Х, чтобы быть уверенным в том, что он сделан. Компетентные же люди, которым это поручено, будут в это время спокойно делать свою работу.

Суть организации достаточно проста: усадить кого-то за работу и позволить ему ее делать. Если вы имеете дело с каким-нибудь проектом, то выясните все виды действий, которые необходимо сделать, сгруппируйте их по отдельным видам работ, назначьте людей для их выполнения, обеспечьте наличие линий коммуникации между членами группы, пути для движения материалов и внешних связей и пусть группа делает свою работу.

Любая, даже самая мелкая работа должна быть организована.

Каждый, у кого в подчинении находятся люди, должен уметь организовывать работу и функции.

Если этого не сделать или сделать неправильно, то вы получите страшную перегрузку, а вся остальная часть группы будет болтаться без дела почем зря.

Только понимая все это, вы добьетесь полной реализации всех ваших начинаний.

Как добиться выполнения чего-либо? Как воплотить мечту в реальность или провести в жизнь план до получения результатов? Жизнь многих из нас полна недостигнутых целей, неисполненных чаяний и незавершенных планов. И многие из нас постоянно сталкиваются с задачами, которые кажутся слишком трудными и даже невыполнимыми. Это справедливо не только по отношению к отдельным личностям, но и к фирмам и даже по отношению к целым государствам. История полна рухнувших проектов.

Существует специальная технология, которая помогает обеспечить успех любой группы. Ее важнейшей составной частью является технология правильного планирования, поскольку одной из наиболее частых причин деловых и личных неудач является неспособность реализовать свои планы.

С ее помощью вы узнаете то, как достичь, в буквальном смысле, любой цели - большой или маленькой. Планы МОГУТ быть доведены до результатов, но для этого необходимо сделать определенные шаги в определенной последовательности - один за другим. Вы узнаете - какие это шаги и как применять их к чему угодно - к личным амбициям, к семье, работе и т.д. Изучите то, как сделать ваши мечты реальными.

АДМИНИСТРАТИВНАЯ ШКАЛА

Достижение целей, неважно, насколько незначительными они являются, зависит от того, насколько хорошо увязаны друг с другом и организованы цели, задачи и деятельность. Цель - это не что-то такое, что как по мановению руки реализуется, стоит только пожелать. Достижение цели вызывает необходимость выполнения определенных действий в реальном мире, которые вызовут постепенные, шаг за шагом, перемены к лучшему на пути к достижению результата.

Вы можете работать, пытаясь добиться цели, но обнаружить, что ваши действия не приводят к прогрессу. С этим сталкиваются и отдельные личности, и группы, и целые страны. Часто такое положение дел связано с тем, что планы, действия и другие факторы не увязаны друг с другом для достижения цели.

Существует множество вещей, из которых состоит деятельность. Каждая из них должна действовать скоординированно, чтобы быть успешной.

Специальная шкала была разработана психотехнологами, которая дает последовательность (и относительный приоритет) предметов, относящихся к организации.

ГЛАВНЫЕ ЦЕЛИ - это что-то известное, к чему направлена деятельность с намерением достичь этого.

ЗАДАЧИ - Цели, меньшего масштаба, применимые к конкретным видам деятельности или объектам. Задача часто выражает будущее намерение.

ИНСТРУКЦИИ - состоят из неизменных руководств и правил действия.

ПЛАНЫ - План - это довольно широкое краткосрочное намерение, которое создано для урегулирования какой-то широкой области в целях исправления каких-то ситуаций или в целях расширения, а также в целях подавления или постановки препятствий на пути у тех сил, которые стремятся противодействовать расширению.

ПРОГРАММЫ - Программа - это серия шагов в определенной последовательности, написанных, чтобы выполнить план.

ПРОЕКТЫ - Проект - это серия шагов в определенной последовательности, написанных для того, чтобы выполнить ОДИН ШАГ программы.

ПРИКАЗЫ - устные или письменные распоряжения, предписывающие выполнение шага программы или применение инструкций.

ИДЕАЛЬНЫЕ КАРТИНЫ - Идеальная картина выражает собой то, какой должна быть ситуация или зона действий. Если вы не составите заранее ИДЕАЛЬНОЙ КАРТИНЫ, с которой вы могли бы сравнивать существующее положение дел, то вы не сможете вовремя узнать, что отклонились от нее.

СТАТИСТИКИ - Число или количество чего-то, в сравнении с предыдущим числом или количеством того же самого. Статистики имеют отношение к объему работы или к ее ценности.

ЦЕННЫЕ КОНЕЧНЫЕ ПРОДУКТЫ - Продукты, которые могут быть обменены на услуги или товары в обществе.

Эта шкала прорабатывается вверх и вниз до тех пор, пока КАЖДЫЙ ИЗ ЕЕ ПУНКТОВ НЕ СТАНЕТ ПОЛНОСТЬЮ СОГЛАСОВЫВАТЬСЯ СО ВСЕМИ ОСТАЛЬНЫМИ.

Короче говоря, чтобы добиться успеха, все эти пункты шкалы должны полностью соответствовать всем другим пунктам шкалы в отношении одного и того же вопроса.

Например, если мы возьмем в качестве предмета этой шкалы "футбольные мячи", то все пункты шкалы должны согласовываться один с другим на предмет "футбольных мячей". Попробуйте - это интересное упражнение.

Эта шкала справедлива и в отношении негативных объектов. Например, "тараканов".

Если какой-то пункт шкалы не увязан с остальными, то деятельность замедлится или вообще провалится.

ИСКУССТВО УВЯЗЫВАТЬ ВСЕ ЭТИ ПУНКТЫ МЕЖДУ СОБОЙ В ЛЮБОЙ СФЕРЕ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ И ЗАПУСКАТЬ ИХ В ДЕЙСТВИЕ НАЗЫВАЕТСЯ "МЕНЕДЖМЕНТОМ".

Члены группы тогда становятся расстроенными, когда один или несколько пунктов шкалы не согласованы друг с другом и с ними хотя бы частично не согласны другие члены группы.

Группа кажется вялой, неэффективной, несчастной, неактивной или сварливой только тогда, когда эти пункты не увязаны, не сделаны известными всем и не скоординированы.

Любую деятельность можно улучшить, "расчищая" или увязывая эту шкалу с деятельностью данной группы.

Любой недостаток согласия вызывает спад коммуникации и отношений. Поэтому любой нереальный пункт этой шкалы (не увязанный с другими) производит плохие отношения и расстройство.

Когда все эти пункты хорошо увязаны с другими и со всей группой, будет высокая степень согласия, высокий уровень общения и высокая степень симпатии в данной группе.

Групповые нравы, которые таким образом увязаны друг с другом и со всей группой дают высокую этику в этой группе и четкое понимание того - какие действия со стороны членов группы будут для нее разрушительны.

Эта шкала и умение увязывать все ее компоненты - является одним из самых ценных инструментов эффективной организации.